Wer kennt das nicht: Vor lauter Bäumen sieht man den Wald nicht. Hundert Dinge zu tun, aber keine Ahnung wo anfangen – alles scheint gleich wichtig!
Ein alter Spruch von Peter Drucker* lautet: „First things first, seconds things not at all!“ Also das Wichtigste zuerst, den Rest gar nicht.
„Das geht ja nicht, alles ist wichtig“ höre ich darauf immer wieder. Der Punkt ist, wir können zwar nicht alles machen, müssen zwangsläufig priorisieren, aber oft stimmt es, alles muss gemacht werden.
Doch das scheint schwierig bis unmöglich – darum hier ein kleiner Trick, der ziemlich gut funktioniert:
1. Die unsortierte Liste
Um Loslegen zu können brauchen wir eine Liste – hier am Beispiel meines Systems. Noch unsortiert:
- Marketing
- Produkte
- Prozesse
- Finanzen
- Personal
2. Der Vergleich
Wir vergleichen jetzt den ersten Punkt mit den Restlichen:
Ist Marketing wichtiger
- als Produkte? Ja
- als Prozesse? Ja
- als Finanzen? Nein
- als Personal? Nein
Daraus ergibt sich, dass Marketing die Nr. 3 wird, Produkte/Prozesse werden zu 4 oder 5 und Finanzen/Personal 1 resp. 2.
Weiter gehts, sind Finanzen wichtiger als Personal? Ja
Sind Produkte wichtiger als Prozesse? Nein
Nur zur Klärung: Es handelt sich nur um ein Beispiel, die Wichtigkeit ist nicht allgemein so zu definieren.
3. Die geordnete Liste
Daraus resultiert unsere geordnete Liste:
- Finanzen
- Personal
- Marketing
- Prozesse
- Produkte
4. Das weitere Vorgehen
Nun könnten wir einfach den ersten Punkt abarbeiten, dann zum nächsten Punkt wechseln, respektive den Rest nicht bearbeiten. Das wirkt relativ unbefriedigend.
Da wir also alle Punkte bearbeiten wollen, müssen wir jetzt noch die zur Verfügung stehende Zeit zuteilen. Hier hat sich
5. Die Halbierungs-Regel
bewährt.
Der erste Punkt der Liste bekommt die Hälfte der verfügbaren Zeit zugewiesen: 50%, anschliessend bekommt der nächste Punkt die Hälfte der restlichen Zeit, also 25% vom Total, danach 12%, 6% und 3%.
Angenommen wir haben 4 Stunden Zeit (oder 2 Wochen etc.), dann wäre dies
6. Die priorisierte Liste
- Finanzen – 2 Std.
- Personal – 1 Std.
- Marketing – 30 Min.
- Prozesse – 15 Min.
- Produkte – 8 Min.
Die verbleibenden 7 Minuten benötigen wir für den Wechsel von Punkt zu Punkt (oder eine Pause :-).
Während wir für den ersten Punkt also 2 Stunden Zeit eingeplant haben, stehen bloss 8 Minuten für Punkt 5 zur Verfügung.
Das heisst: Delegieren. Wir könnten also z.B. in den 8 Minuten entscheiden, was wir an wen delegieren wollen und bei welcher Gelegenheit wir das dieser Person (oder dem Team) mitteilen werden.
Vermutlich gilt das selbe für Punkt 3 und 4.
Für unsere (momentan) wichtigsten Punkte 1 und 2 stehen uns nun aber 75% unserer Zeit zur Verfügung – anstatt 40% ohne Priorisierung.
7. Fokussieren und Konzentrieren
Wenn wir uns jetzt noch auf diese Arbeiten fokussieren, sämtliche Ablenkungen für diese Zeit eliminieren und konzentriert zu Werke gehen, dann sehen wir innert kürzester Zeit Resultate.
Viel Erfolg!
*Peter Drucker ist ein amerikanischer Ökonom, das Zitat stammt aus seinem Buch „The effective Executive“, das mir auch heute noch sehr lesenswert scheint.